Emails zijn in se snelle communicatiemiddelen. Daarbij loopt men het spontane gevaar om ook snel een email op te stellen. Als gevolg daarvan sluipen grammaticale fouten of schrijffouten zeer snel daarin, alsook onvoldoende uitgebouwde zinnen of meningsuitingen. Het is dan ook aangeraden om emails de tijd te gunnen die u zou besteden aan een geschreven brief, en indien u een Duitstalig spellings- of gramaticaprogramma heeft, het ook effectief te benutten.

Zakenbrieven per email
Persoonlijke emails aan instanties of bedrijven
Emails aan familie, vrienden, bekenden

Vormgeving zakenbrief per email

Zakenbrieven worden door bedrijven beheerd in gespecialiseerde mappen, zowel in een daartoe bestemde computer als in eigen classificatiekasten. Daartoe wordt eventueel een email of een zakenbrief als bijlage ervan uitgeprint. Daarom is het aangeraden om een zakenbrief op te stellen in een tekstverwerkingsprogramma zoals Microsoft Office of OpenOffice, en het ontstane bestand als een bijlage aan een kort email toe te voegen. Het opstellen van de eigenlijke zakenbrief gebeurt volgens de Duitse standaardnormen.

Na het adres van de afzendende firma wordt in de zakenbrief het eigen emailadres opgegeven. Ook na het adres van de geadresseerde wordt zijn emailadres opgegeven, ook al is dit af te leiden uit de headings van het begeleidende email. Immers... bij het uitprinten van het document ter verwerking of ter klassering wordt vaak geen vermelding gedaan van de headings van het begeleidende email.

Het korte begeleidende email (terloops: 'die E-Mail' in het Duits) bevat dan de naam van de geadresseerde - eventueel met vermelding "Persönlich", alsook dezelfde betreft-zin en de aanspreektitel als in de zakenbrief, en een korte vermelding en/of beschrijving van het toegevoegde document, aangevuld met het aantal bijlagen aan het email, met dezelfde groetformule als in de zakenbrief en met vermelding van de naam van de emailschrijver, gevolgd door een emailadres van deze (ook al is dit adres eventueel af te leiden uit de klassieke headings van een mail).

Wordt de zakenbrief volledig in het email geschreven in plaats van in een bijgevoegd document, dan kan men deze best opstellen in een tekstverwerkingsprogramma naar Duitse standaardnormen, en kopiëren in een emailbericht. Men moet er dan wel rekening mee houden, dat de formateringen van een tekstverwerkingsprogramma verloren kunnen gaan bij het kopiëren.

Persoonlijke emails aan instanties of bedrijven

Private emails aan een instantie of firma stelt men het best op zoals men een persoonlijke brief aan een instantie of firma zou richten.

Het is aangeraden om deze brief met een tekstverwerkingsprogramma op te stellen en als bijlage aan een kort begeleidend email te hechten. Zie daartoe de raadgevingen hier net boven voor zakenbrieven per email.

Persoonlijke emails aan familie, vrienden, bekenden

Private emails aan familie, vrienden en bekenden stelt men uiteraard totaal vrij op. Enkele raadgevingen echter:

Aanspreektitel

Een email (terloops: 'die E-Mail' in het Duits) aan familie, vrienden of bekenden hoeft helemaal niet te beginnen met een datum, emailadres en een betreft-regel, gezien dat alles af te leiden is uit de headings van het email. Daartoe wordt dan het "betreft" weergegeven in de speciale ruimte die het emailprogramma daartoe ter beschikking stelt.

De aanspreektitel kan volledig uitgeschreven worden zoals in een persoonlijke brief aan familie, vrienden, bekenden. Een korte aanspreekformule als "Hallo Naam," volstaat echter. Het wordt in Duitsland als 'onbeleefd' ervaren, wanneer u gewoon "Hallo," schrijft zonder naam. Het beste is:

Hallo liebe Vera,
Hallo Gerd!
Hallo Freunde,

Voor het gebruik van gewone aanspreektitels uit brieven (bv: Meine liebe Schwester), alsook voor beperkingen in verband met adjectieven erin, zie persoonlijke brief aan familie, vrienden, bekenden

Tekst van het email

In de inhoud gebruikt men volgende tweede persoon in de vervoegingen en verbuigingen:

Gebruik steeds de beleefdheidsvorm (Sie, Ihnen) indien u dit bij gesprekken met de geadresseerde ook hanteert. In het algemeen "dutzt" men (Du,Dir) alleen wanneer dit onderling overeengekomen is tussen familie en vrienden. Naar bekenden toe is het steeds aangeraden om de beleefdheidsvorm te gebruiken. Van volwassenen naar kinderen wordt haast altijd "gedutzt". Van kinderen naar volwassenen wordt altijd de beleefdheidsvorm gehanteerd.

De beleefdheidsvorm (Sie, Ihnen) wordt steeds met een hoofdletter begonnen, behalve bij reflexieve voornaamwoorden (sich). Voorbeelden:

Es ist Ihnen vielleicht bekannt, dass Sie...
Sie können sich melden...

De vertrouwelijkheidsvorm (Du, Dir) wordt volgens de nieuwe spelling van 2006 naar eigen voorkeur geschreven met of zonder hoofdletter, een reflexief voornaamwoord (dich) echter steeds met kleine letter. Voorbeelden:

Es wäre sehr nett, wenn Du...
Es wäre sehr nett, wenn du...
Ich möchte Euch schreiben, dass...
Ich möchte euch schreiben, dass...
Falls Du dich nicht traust,...

Het komt wel eens voor, dat men in een email aan familie of vrienden gevoelens wil uiten. Daarbij is het goed te weten, dat gevoelens zeer persoonlijk zijn en vaak niet ten volle door een ander begrepen kunnen worden. Het is dan ook zaak voor het opstellen van de tekstinhoud om zich in de plaats van de lezer te stellen en na te gaan of die alles wel zo zou verstaan, als u het bedoelt.

Een doorsnee-Duitser is niet gesteld op nonchalance of schalkse opmerkingen!

American slang en smileys worden door een volwassen lezer niet altijd geapprecieerd, nog minder door doorsnee-Duitsers met een behoudsgezinde mentaliteit. Dergelijk korte taal is echter wel normaal in communicatie tussen jongeren.

Groetformule

Een email wordt afgesloten met dezelfde groetformules als een persoonlijke brief aan familie, vrienden, bekenden. In communicatie met een volwassene is het af te raden om daarbij afkortingen te gebruiken zoals in het Nederlands "mvg". In de plaats van het gelijkaardige Duitse "MfG" is het hoffelijker om "Mit freundlichen Grüßen" te schrijven. Jongeren onder elkaar gebruiken echter wel vaak afkortignen...

Soms gaat het om een echt boos email, een uiting van verontwaardiging naar de geadresseerde toe. Het is aangeraden om agressieve taal binnen de perken te houden. Bovendien verwacht een Duitser dat u, ondanks uw misnoegen, toch een aanspreektitel met minstens vermelding van de naam, en een groetformule met minstens "Gruß" in uw email voorziet. Laat u een van beiden weg, dan wordt dit als uiterst agressief en onbeschaafd ervaren, en leidt uw brief op geen enkele wijze tot verzoening.

Verantwoordelijkheid: Sebastian Norbert Hope, Niedersachsen, Deutschland (zie contact).